Не успела индустрия событий оправиться от влияния противоэпидемических ограничений, как начались новые испытания. Как адаптировать работу агентства по организации мероприятий к изменениям в экономике? Какие решения принимать в первую очередь? Как взаимодействовать с сотрудниками и партнёрами? И могут ли ивенторы рассчитывать на поддержку от государства? Портал Event LIVE узнал мнения участников рынка и собрал список из советов по работе в ивенте в кризисные времена.

1. Оценивайте ситуацию объективно

Когда привычный мир рушится, возникает соблазн отстраниться от происходящего и продолжать действовать, как ни в чем не бывало. Так проявляет себя отрицание – первая реакция человеческой психики на травмирующие события. Отрицание помогает успокоить переполняющие разум эмоции и позволяет постепенно обрабатывать информацию. Однако «застревать» в отрицании надолго опасно. Такая позиция лишает возможности анализировать влияние ситуации и предпринимать адекватные меры.

Михаил Стручков, основатель и гендиректор Коммуникационной Группы Событие:

Розовые очки – это один из главных врагов в кризисном положении. Лучшее, что можно сделать, – морально подготовиться и подготовить свою команду. Как раньше уже не будет, будет сложнее. Трезвый взгляд на вещи, даже не очень приятные, позволяет сохранять самообладание и выдержку, а также поддерживает веру и сплочённость внутри коллектива.

Может казаться, что ничего хуже «антиковидного» прямого запрета на проведение мероприятий с организаторами уже не случится. Но стоит понимать, что наступивший кризис вызовет глубокие изменения в экономике. Падение уровня дохода, уход с рынка многих компаний- заказчиков, отмены гастролей зарубежных исполнителей и международных мероприятий – всё это серьёзные вызовы для участников отрасли.

Иван Мищенко, управляющий партнёр компании А5000:

На мой взгляд, ситуация сегодня от существенно отличается от «коронавирусного» кризиса, который оказался спровоцирован внешними факторами, но был очевидно временным. При этом, значительную часть бизнеса кризис вообще не коснулся.

В 2020 году многие участники рынка пытались «пересидеть», сократив на время издержки. Другие решали сконцентрироваться на продуктах, закрывающих текущие потребности рынка и позволяющих быстро нарастить денежный поток. Мы, например, запустили аренду оборудования для удалённой работы, потом онлайн-платформу, аренду санитайзеров, рециркуляторов и пр. Сейчас тактика «пересидеть» не работает. «Сиюминутных» продуктов тоже не существует. Бизнесу придется искать замену привычным подходам, клиентам, продуктам, стратегии развития.

Нынешний кризис зависит от огромного количества действий и интересов как внутри, так и снаружи страны. Он может продлиться годы, а по пессимистическим сценариям – десятилетия. Этот кризис затронет абсолютно все бизнесы. Также важно, что стабилизация международной обстановки не повлечёт мгновенной нормализации экономической ситуации.

2. Действуйте с холодной головой

Отказ от отрицания даётся нелегко, за ним часто приходит паника. Решения, принятые в этом состоянии, могут привести к разрушительным воздействиям для бизнеса. Не поддавайтесь мыслям, что «всё пропало». Помните, что и самый тяжелый кризис может стать источником для перерождения и роста. «Любая кризисная ситуация предполагает отсутствие уверенности в завтрашнем дне и универсального руководства к действию. Для предпринимателя вне зависимости от сферы деятельности это повод в разы критичнее, чем обычно, подойти к анализу своих резервов и операционных процессов», – подчеркивает Михаил Стручков. Гендиректор Коммуникационной Группы Событие советует начать выстраивать стратегию поведения в кризис «от обратного» и определить список действий, которые точно делать не следует. Так, например, Михаил Стручков рекомендует:

• Не паниковать и не поддаваться истерике. «Холодная голова – это обязательное условие если не для выработки продуктивного решения, то для исключения ошибок».
• Не останавливать работу и не бросать текущие дела. «Продолжайте выполнять ежедневные обязанности по мере своих возможностей. Остановка рабочих процессов вносит сумятицу в коллектив. Кризис рано или поздно закончится, а незакрытые задачи еще напомнят о себе».
• Не скатываться в хаос. «Работайте по плану приоритетности, пересмотрев очередность задач».
• Не игнорировать вопрос финансов. «Проведите «стресс-тест», чтобы понять, насколько устойчиво ваше финансовое положение сегодня, через месяц, квартал и полугодие, если ситуация не улучшится».
• Не терять уверенность и приверженность своим обязательствам – перед клиентами, партнёрами и сотрудниками. «Конечно, нужно стремиться к диверсификации портфеля. Но нельзя забывать, что старый друг лучше новых двух».
• Не закрываться от своих сотрудников. «Старайтесь быть с ними на одной волне. Человеческий ресурс – это основа вашего бизнеса».
• Не застаиваться в привычных направлениях. «Даже если вы годами действовали по наработанной технике или в узко обозначенной нише, подумайте, где еще вы можете быть полезны», – резюмирует Михаил Стручков.

3. Общайтесь с партнёрами, подрядчиками, клиентами

В кризисной ситуации поддерживать коммуникацию важно как никогда. Именно наши связи, в особенности горизонтальные, становятся главным капиталом для выживания в трудных обстоятельствах. Условия работы изменились у всех, и потому стоит попробовать договориться с подрядчиками и партнерами о переменах в формате сотрудничества. Также взаимодействие с коллегами в профессиональном сообществе и специалистами из других сфер помогает вырабатывать эффективные решения – это советует Мария Богданова, генеральный директор Team For Dream. Напомните о себе и вашим постоянным клиентам. Возможно, они прямо сейчас нуждаются в ваших услугах или даже в простой поддержке.

Мария Богданова, генеральный директор Team For Dream:

Какое-то время мы старались не беспокоить наших клиентов, так как всем нужно было адаптироваться к текущей ситуации. Общение оставалось исключительно точечным и неформальным. Через пару недель мы запустили рассылку с описанием услуг, которые могли бы быть полезны нашим клиентам в настоящее время.

Как только банки подняли ставки по кредитам, мы написали нашим клиентам о том, что вынуждены также поднять агентскую комиссию. А ещё сообщили, что мера эта временная, и мы готовы её отменить, как только ставки по кредитам снова упадут.

Мария Абдрахимова, исполнительный директор Be Brand Advent:

Мы уже провели встречу с подрядчиками. Партнёры готовы встречаться, общаться и генерировать решения для сохранения отрасли. Например, мы договорились:

• Максимально открыть смету по позициям. В позициях, стоимость которых зависит от импорта и валютных курсов, – прописывать риски с процентами увеличения для клиента. На интеллектуальный и авторский труд, а также продукцию местных производителей и услуги будем фиксировать стоимость начала 2022 года;
• Запрашивать аргументацию позиции по услугам, чтобы избежать спекуляций;
• Договариваться и вырабатывать новые правила взаимодействия с партнёрами и подрядчиками. Особенно это касается тендеров: нельзя ронять комиссию и цены на услуги, потому что потом их сложнее будет поднимать.
• Дробить смету на ступени и вносить оплату блоками по факту выполнения услуг. Разделять предоплатные позиции (закупка) и постоплатные позиции.

4. Пересмотреть расходы

Участники рынка также советуют проанализировать расходы компании, чтобы понимать, от каких из них вы можете отказаться. Например, если сотрудники продуктивно трудились на удалёнке, можно окончательно отказаться от офиса, а на совещания собираться в Zoom или коворкингах. «На первой же неделе мы пересмотрели свои траты и сократили всё, что можно было сократить», – рассказывает Мария Богданова, – «Компания Team For Dream оптимизировала хозяйственные расходы и отказалась от закупки одноразовой посуды. А ещё мы запросили скидку на аренду офиса в Москве, так как он нужен нам только для документации».

Особенно сильно изменения в курсе валют и логистические трудности повлияли на стоимость технического оборудования. Концертный директор и владелец ивент агентства «Империя Музыки» Табриз Шахиди обращает внимание на то, что технические райдеры артистов на 90% состоят из оборудования европейских и американских брендов. «Хороший звук – это западная продукция», – пишет Табриз Шахиди в своем Telegram-канале. По мнению концертного директора, существующего на рынке оборудования и комплектующих хватит, чтобы обеспечить выступления артистов на ближайшие 5-7 лет.

Также стоит ещё раз оценить перспективы недавно запущенных проектов. По словам Ивана Мищенко, стоит избавиться от непрофильных направлений и всего, что можно безболезненно отдать на аутсорс. «Возможно, раньше они были конкурентным преимуществом, но сегодня это тормоз в быстрых действиях и лишние постоянные затраты», – комментирует Иван Мищенко.

5. Адаптировать продвижение

Зарубежные социальные сети заблокированы и признаны экстремистскими организациями на территории РФ. Суд указал, что принятые против американских компаний меры никак не ограничивают действий по использованию её программных продуктов физическими и юридическими лицами. Однако продвигать свои услуги и продукты на запрещённых платформах рискованно. Прямые траты на таргетинг могут посчитать финансированием экстремистской организации, а размещение иконок социальных сетей на своем сайте – пропагандой экстремистской деятельности.

Выбирайте другие платформы для взаимодействия с аудиторией: для анонсов и новостей подходит Telegram, для размещения экспертных материалов – Яндекс.Дзен и ВКонтакте. Также ВК предоставляет довольно широкий спектр возможностей для бизнеса: там тоже есть таргетинг, аналитика, и приложения – для рассылок, сбора заявок, обратной связи и даже продажи билетов.

Уделить внимание продвижению необходимо, это позволит не потерять аудиторию в процессе смены площадок. Илья Евдокимов, CEO Brothers Production «Техническое продюсирование мероприятий» сообщил, что компания усилила продвижение, чтобы рассказывать о цифровых продуктах. В компании Team For Dream также пересмотрели рекламные кампании, чтобы лучше отвечать потребностям рынка. Мария Богданова рассказала, что команда сделала ставки на маркетинговую стратегию, дизайны, сотрудничество с ОАЭ и на проекты, направленные на внутренную коммуникацию и поддержку сотрудников.

Кстати, мы рассказывали, как организаторы могут использовать Telegram для проведения мероприятий и продвижения своих услуг.

6. Поддерживайте сотрудников

Происходящее вызывает значительное повышение уровня тревоги в обществе, рост числа зафиксированных неврозов и депрессий. По свидетельствам психологов, за последний месяц количество звонков на телефоны доверия «резко увеличилось, даже по сравнению с периодом активного распространения коронавируса». Сегодня руководителям ивент агентств очень важно поддерживать психологическое состояние своих подчинённых в норме.

Мария Богданова рассказывает: «Мы сообщили сотрудникам о текущем положении дел и пообещали держать их в курсе происходящего». В компании Team For Dream организуют мероприятия, направленные на создание поддерживающей среды в команде. Например, развлекательный киновечер, внутренний конкурс для прокачки креативности и смарт-часы – лекции для сотрудников, чтобы помочь им расширить свой кругозор.

Иван Мищенко, управляющий партнер А5000:

Психологическое состояние сотрудников весной 2020 года и 2022 года существенно отличается. Сейчас людям морально гораздо тяжелее. В настоящее время сотрудникам крайне важно чувствовать поддержку, вовлечённость руководства, видеть планы дальнейшего существования и развития, видеть свое место в компании в среднесрочном горизонте, в конце концов, быть уверенным в наличии работы и зарплаты.

Кстати, помочь руководителю поддержать сотрудников-организаторов сможет концепция wellbeing. Мы рассказывали, как внедрить ее в ивент агентстве.

7. Запрашивайте господдержку

Разнообразные меры по поддержке экономики вводятся сегодня в регионах. Например, в Республике Татарстан помогут экспортёрам с поиском новых рынков сбыта и участием в выставках. А в Приморье объявлен конкурс на предоставление некоммерческим организациям субсидий на организацию и проведение событийных мероприятий в сфере туризма.

Федеральные власти также объявляют о разного рода послаблениях для бизнеса. Среди них:

• 0% НДС для отелей;
• смягчение правил для участников закупок;
• отмена штрафов по госконтрактам;
• субсидии на трудоустройство молодёжи;
• кредитные каникулы для МСП;
• льготное кредитование для МСП и самозанятых.

Льготные кредиты в том числе смогут получить предприниматели, чья деятельность определяется кодами ОКВЭД 82.3 (Деятельность по организации конференций и выставок), 90 (Деятельность творческая, деятельность в области искусства и организации развлечений), 93 (Деятельность в области спорта, отдыха и развлечений), 79 (Деятельность туристических агентств и прочих организаций, предоставляющих услуги в сфере туризма)

Отраслевые ассоциации также активно работают над предложениями помощи организаторам мероприятий. Так, например, для подготовки обоснований финансовой поддержки РСВЯ запустил опрос о показателях деятельности и призывает принять в нём участие.

8. Помните, что ивент нужен людям

На фоне оглушающих новостей может появиться предательская мысль: «Да какие сейчас ивенты». Не поддавайтесь сомнениям. Даже в самые сложные времена людям нужны события. Ивенты помогают поддерживать бизнес, дарят позитивные эмоции и новые знания, укрепляют профессиональные сообщества и отношения между коллегами. Всё это нам потребуется, чтобы поскорее вернуться к нормальной жизни.

Иван Мищенко, управляющий партнер А5000:

После короткой паузы ивент как важный инструмент внутрикорпоративных коммуникаций останется востребованным. Бюджеты, безусловно, будут снижаться, и показатель эффективности окажется чрезвычайно важен. Но агентства, которые умеют доносить смыслы без декораций и экранов за десятки миллионов рублей, найдут своих заказчиков. Уже сейчас целесообразно готовить возможные сценарии и концепции таких «поддерживающих» и «тактических» мероприятий.

Илья Евдокимов, CEO компании Brothers Production «Техническое продюсирование мероприятий»:

Сейчас запросы клиентов в основном ориентированы на комплексные решения с применением новых технологий. Мы видим растущий интерес к форматам с использованием VR и XR-технологий. Всё чаще к нам стали обращаться за экспертизой по работе с метавселенными и доступным инструментарием для событийного рынка. Конечно, количество входящих запросов немного снизилось, но перешло больше в качество.

Кристина Власова, директор по маркетингу агентства STEM:

Для начала давайте признаем, что ивент никуда не уходит. Он меняется, эволюционирует и становится чем-то большим, чем просто мероприятия или бизнес. В наших с вами руках инструменты для создания положительного фона внутри компаний, поддержание внешней коммуникации бренда с партнёрами или клиентом.

Будем откровенны, в 2022 году эффективными будут те агентства, которые смогли создать гибкую рабочую структуру, способную оперативно подстраиваться под обстоятельства. Пандемия в этом отношении стала спусковым крючком для поиска новых решений и внедрения инноваций в ивент. Нам всем остаётся держаться на гребне волны и находить новые возможности для роста.

Мир и экономика меняются ежечасно, но кое-что для нас остаётся неизменным: ивент объединяет людей.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Любые рекомендации, предоставленные авторами и опубликованные на портале Event LIVE, являются выражением частного мнения данных специалистов. Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.

Источник: https://www.event-live.ru